Activités et responsabilités de l'administrateur

Le calendrier de ces tâches varie selon les arrondissements.

Réunion du conseil d'administration du district Kiwanis : Si une réunion est prévue, mettez-vous d'accord avec les responsables du district Kiwanis pour que vous-même et/ou le gouverneur du Key Club puissiez faire le point sur la situation.

Conférence semestrielle du Kiwanis : Finaliser les préparatifs, notamment les ateliers et les déplacements.

Congrès régional du Circle K : L'administrateur de district doit assister à cet événement. Suggestion : voir si des membres du Key Club peuvent également y assister.

Congrès du district Kiwanis : Participez à cet événement avec votre gouverneur du Key Club et coordonnez vos responsabilités avec les responsables de votre district Kiwanis.

Key Leader : Un événement « Key Leader » est-il prévu dans votre district ? Votre district souhaite-t-il en organiser un ? Ce programme constitue une excellente opportunité pour tous les membres du Key Club, en particulier les leaders en devenir. Rendez-vous sur key-leader.org pour consulter la liste des événements programmés et obtenir des informations sur l'organisation d'un événement. Si votre district organise un événement, veillez à ce que le conseil d'administration publie les informations en amont sur le site web du district.

Subventions du Fonds pour les opportunités des jeunes : Les clubs ont deux occasions par an de déposer une demande de subvention auprès du Fonds pour les opportunités des jeunes (en mars et en octobre).

Congrès international du Key Club : Ne manquez pas la vidéo promotionnelle de Key Club International à diffuser lors de votre congrès de district.

Congrès international du Key Club : Préparez-vous à recueillir les inscriptions des membres et des adultes souhaitant y participer.

Ressources destinées aux responsables proposées par Key Club International : Chaque année, Key Club International met à la disposition des clubs des ressources numériques via la lettre d'information électronique du Key Club et en ligne à l'adresse keyclub.org/key-club-spring-resources. Encouragez les conseillers à passer en revue ces ressources avec les responsables de club.

Formulaire de rapport de district du Key Club International : Le secrétaire du district (ou tout autre responsable) doit soumettre un rapport approuvé par le directeur de district dans les trente (30) jours suivant la convention ou les élections du district, ou au plus tard le dernier vendredi d'avril, selon la première de ces deux dates.

Mise à jour des informations sur les clubs : Vérifiez que les nouveaux conseillers de chaque Key Club figurent bien dans l'annuaire du district et ont bien été signalés à Kiwanis International.

Congrès international du Key Club : Partagez les informations concernant le voyage de groupe de votre district avec les conseillers du Key Club. Encouragez les clubs à organiser des collectes de fonds et à rechercher des financements afin de subventionner les frais d'inscription à la convention internationale et à la convention de district.

Récompenses du Key Club International : Pour que votre club puisse prétendre aux récompenses décernées lors du congrès de votre district, les conseillers de club doivent remplir les rapports mensuels d'août à mai via le système de rapport en ligne du Key Club à l'adresse keyclub.org/muc.

Comité d'organisation du congrès de district du Key Club : Les sujets de discussion potentiels comprennent le congrès de district, les prochaines publications destinées aux clubs et les élections.

Congrès de district du Key Club : Assurez-vous que vos clubs inscrits disposent d'un nombre suffisant d'adultes pour assurer l'encadrement, conformément à la politique de protection de la jeunesse de Kiwanis International.

Communication au niveau du district : Annoncez les élections, les concours et les prix du district plusieurs semaines avant la date limite. Veillez à préciser quels concours et prix sont reconnus au niveau international.

Gouverneur du Key Club nouvellement élu : Informez le directeur de l'établissement scolaire de votre gouverneur de district du Key Club du nouveau rôle et des nouvelles responsabilités de cet élève.

Encouragez les membres du conseil à profiter de la réunion du conseil de district pour planifier et préparer un rassemblement du Key Club prévu en octobre.

Parmi les sujets de discussion possibles figurent les prochaines communications du district, les projets concernant les rassemblements d'octobre, ainsi que les ateliers et les modifications des statuts prévues pour le congrès du district.

Conseil de district du Key Club : Une fois les nouveaux membres du conseil d’administration de votre district élus, la formation et l’affectation aux commissions figurent en tête de liste des tâches à accomplir. Partagez cette tâche avec le gouverneur sortant et les autres responsables du district.

Comité de district du Key Club : Rencontrer les membres du comité et former les nouveaux membres.

Communication au niveau des districts : Les lieutenants-gouverneurs nouvellement élus jouent un rôle important dans la formation des responsables de club ; veillez donc à ce que chaque division sache qui sont ses nouveaux lieutenants-gouverneurs.

Fixez des objectifs de service pour l'année en invitant les responsables à discuter du type d'action qu'ils souhaitent mener. Envisagez d'organiser un projet de service du gouverneur si votre district n'en a pas déjà un.

Relations publiques : Donnez à votre rédacteur en chef de district et à votre webmaster des conseils sur la manière de partager les actualités et les photos des événements du district avec les médias locaux.

Examen des commissions : Évaluez le fonctionnement de vos comités et collaborez avec le conseil d'administration afin de déterminer comment remédier aux éventuels problèmes.

Élections au sein des clubs : Les Key Clubs doivent organiser des élections afin de désigner les nouveaux responsables du club. À l'issue des élections, encouragez les responsables à mettre à jour leurs informations dans le Centre de mise à jour des adhésions à l'adresse keyclub.org/muc.

Réunions de division : Le cas échéant, rappelez aux lieutenants-gouverneurs d’inviter au moins deux délégués de chaque club de leur division à assister aux réunions de division. Chaque club a droit à deux délégués votants pour cette réunion.