Mesures à prendre par l'administrateur de district

• Conférence de formation des administrateurs des gouverneurs : Participez à la GATC (également appelée « gat-see ») avec votre gouverneur du Key Club nouvellement élu. 

• Congrès international du Key Club : Vérifiez que toutes les informations concernant les candidats aux prix de district et les participants aux concours internationaux ont bien été transmises à Key Club International avant la date limite. 

• Mois de la sensibilisation à la santé mentale : Partagez des informations avec les conseillers sur l’engagement « Lighthouse Positivity Pledge » d’Erika. Ce partenaire, qui fait partie des avantages réservés aux membres, propose des outils visant à promouvoir des cultures scolaires inclusives en matière de santé mentale. 

• Congrès international du Kiwanis : Essayez d’assister au congrès international du Kiwanis : c’est un excellent moyen de nouer des contacts et de vous informer sur les enjeux et les opportunités qui se présentent au Key Club et aux autres programmes de leadership au service des autres du Kiwanis. 

• Règlement intérieur / Amendements : Au moins 45 jours avant la réunion de l’Assemblée des délégués du Key Club International, qui se tient dans le cadre du congrès du Key Club International, le Key Club publiera en ligne les propositions d’amendements aux statuts ainsi que la liste des candidats aux fonctions internationales. Encouragez les membres à prendre connaissance de ces informations. 

• Congrès international du Key Club : Envoyez la liste d'hébergement et les inscriptions pour la visite guidée du congrès au Key Club International et à l'hôtel du congrès. Les consignes relatives à l'envoi de ces informations seront transmises par e-mail à chaque administrateur de district en février ou mars. 

Key Club International Congrès : AParticiper à la réunion du Comité international Kiwanis des administrateurs du Key Club (KICKCA) pendant le congrès.

• Communication au sein du district : Élaborez un plan de communication avec les conseillers de club et assurez-vous que tout le monde ait pris connaissance du Guide du conseiller Key Club disponible à l'adresse keyclub.org/advisor-guide ou de la version imprimée disponible sur kiwanis.org/store. 

• Encouragez les conseillers à suivre la formation « Advisor 101 » via Kiwanis Engage. 

• Ressources pour la rentrée scolaire proposées par Key Club International : Avant le début de la nouvelle année du Key Club en octobre, Key Club International met des ressources à la disposition des clubs via la lettre d'information électronique du Key Club et en ligne sur keyclub.org.  

• Encouragez les conseillers à parcourir ces documents avec les responsables du club. Si les conseillers ne reçoivent pas la lettre d'information bimestrielle, veuillez leur demander de contacter le service des membres. 

• Coordonnées des conseillers et des responsables : Vérifiez que vos lieutenants-gouverneurs ont pris contact avec les clubs de leur division et ont obtenu les coordonnées des conseillers et des responsables de chaque club. Comparez ces informations avec celles disponibles dans Kiwanis Engage. 

• Conseil de district du Key Club : Préparez-vous pour la nouvelle année Kiwanis en nouant des liens avec les nouveaux responsables du Kiwanis et du Circle K. 

• Le webinaire destiné aux conseillers organisé en septembre par Key Club International présente les ressources mises à la disposition des clubs pour bien démarrer l'année, ainsi que des programmes tels que la formation des conseillers, la Semaine du Key Club et « Start Strong : Zambie », le projet « Trick-or-Treat » au profit de l'UNICEF. 

• Congrès de district du Key Club : Informez les conseillers du Key Club de la date et du coût de votre congrès de district bien avant la date limite d'inscription. 

• Communication au niveau du district : Veillez à ce que votre district fournisse chaque année aux clubs des instructions leur permettant de rester en règle. 

• Campagne « Give Voice » : Septembre est le mois de la prévention du suicide aux États-Unis et le 10 septembre est la Journée mondiale de prévention du suicide. Partagez des informations avec le conseil d’administration de votre district et les conseillers de vos clubs au sujet de la campagne « Give Voice », coordonnée par Erika’s Lighthouse. Ce partenaire du Key Club fournit aux enseignants, aux élèves et aux parents des outils pour aborder le sujet de la santé mentale et encourage les élèves à demander de l’aide s’ils traversent une période difficile. 

• « Trick-or-Treat » pour l’UNICEF : Encouragez les clubs à participer à la collecte de fonds « Trick-or-Treat » au profit de l’UNICEF ce mois-ci. Retrouvez des informations et des conseils dans la lettre d’information hebdomadaire ou rendez-vous sur keyclub.org/trickortreat. 

• Cotisations au Key Club : Les clubs commencent à payer leurs cotisations pour la nouvelle année du Key Club début octobre. 

• Les conseillers pédagogiques peuvent accéder à Kiwanis Engage pour mettre à jour les dossiers des membres et régler les cotisations annuelles. Les cotisations versées avant le 1er novembre permettent au club de bénéficier de l'écusson « Early Bird ». 

• Semaine de la protection des jeunes : Kiwanis International consacre chaque année, au mois d’octobre, une semaine à la protection des jeunes. Une formation annuelle sur les politiques et procédures de protection des jeunes est obligatoire. Prenez le temps, au cours de cette semaine, de former les membres adultes de l’équipe de district à la protection des jeunes. 

• Semaine du Key Club : La première semaine complète de novembre est la Semaine du Key Club. Cette semaine offre aux clubs l'occasion de montrer à leurs communautés ce qu'est véritablement le Key Club : le service. Pour en savoir plus, rendez-vous sur keyclub.org/keyclubweek. 

• Congrès de district du Key Club : Commencez à communiquer aux clubs les informations relatives à l'événement de votre district, notamment un ordre du jour provisoire et les thèmes importants. 

• Conseil de district du Key Club : Tenez tous les membres du conseil d'administration informés des préparatifs de votre congrès de district et des élections. 

• Congrès international du Key Club : Envoyez vos demandes au personnel de Key Club International pour obtenir des informations et préciser la quantité de supports promotionnels nécessaires pour les événements organisés au niveau du district. 

• Communication du district : Vérifiez que vos clubs mettent bien à jour la liste des membres et s'acquittent de leurs cotisations via Kiwanis Engage. 

• Subventions du Fonds pour les opportunités des jeunes : Les clubs ont deux occasions par an de déposer une demande de subvention auprès du Fonds pour les opportunités des jeunes (en mars et en octobre). 

• Congrès international du Key Club : Ne manquez pas la vidéo promotionnelle de Key Club International à diffuser lors de votre congrès de district. 

• Congrès international du Key Club : Préparez-vous à recueillir les inscriptions des membres et des adultes souhaitant y participer. 

• Ressources destinées aux responsables proposées par Key Club International : Chaque année, Key Club International met à la disposition des clubs des ressources numériques via la lettre d'information électronique du Key Club et en ligne à l'adresse keyclub.org/key-club-spring-resources. Encouragez les conseillers à passer en revue ces ressources avec les responsables de club. 

• Formulaire de rapport de district du Key Club International : Le secrétaire du district (ou tout autre responsable) doit soumettre un rapport approuvé par le directeur de district dans les trente (30) jours suivant la convention ou les élections du district, ou au plus tard le dernier vendredi d'avril, selon la première de ces deux dates. 

• Mise à jour des informations sur les clubs : Vérifiez que les nouveaux conseillers de chaque Key Club figurent bien dans l'annuaire du district et ont bien été signalés à Kiwanis International. 

• Congrès international du Key Club : Partagez les informations concernant le voyage de groupe de votre district avec les conseillers du Key Club. Encouragez les clubs à organiser des collectes de fonds et à rechercher des financements afin de subventionner les frais d'inscription à la convention internationale et à la convention de district. 

• Récompenses du Key Club International : Pour que votre club puisse prétendre aux récompenses décernées lors du congrès de votre district, les conseillers de club doivent remplir les rapports mensuels d'août à mai via le système de rapport en ligne du Key Club à l'adresse keyclub.org/muc. 

• Comité d'organisation du congrès de district du Key Club : Les sujets de discussion potentiels comprennent le congrès de district, les prochaines publications destinées aux clubs et les élections. 

• Congrès de district du Key Club : Assurez-vous que vos clubs inscrits disposent d'un nombre suffisant d'adultes pour assurer l'encadrement, conformément à la politique de protection de la jeunesse de Kiwanis International. 

• Communication au niveau du district : Annoncez les élections, les concours et les prix du district plusieurs semaines avant la date limite. Veillez à préciser quels concours et prix sont reconnus au niveau international. 

• Gouverneur du Key Club nouvellement élu : Informez le directeur de l'établissement scolaire de votre gouverneur de district du Key Club du nouveau rôle et des nouvelles responsabilités de cet élève. 

• Encouragez les membres du conseil à profiter de la réunion du conseil de district pour planifier et préparer un rassemblement du Key Club prévu en octobre. 

• Parmi les sujets de discussion possibles figurent les prochaines communications du district, les projets concernant les rassemblements d'octobre, ainsi que les ateliers et les modifications des statuts prévues pour le congrès du district. 

• Conseil de district du Key Club : Une fois les nouveaux membres du conseil d’administration de votre district élus, la formation et l’affectation aux commissions figurent en tête de liste des tâches à accomplir. Partagez cette tâche avec le gouverneur sortant et les autres responsables du district. 

• Comité de district du Key Club : Rencontrer les membres du comité et former les nouveaux membres. 

• Communication au niveau des districts : Les lieutenants-gouverneurs nouvellement élus jouent un rôle important dans la formation des responsables de club ; veillez donc à ce que chaque division sache qui sont ses nouveaux lieutenants-gouverneurs. 

• Fixez des objectifs de service pour l'année en invitant les responsables à discuter du type d'action qu'ils souhaitent mener. Envisagez d'organiser un projet de service du gouverneur si votre district n'en a pas déjà un. 

• Relations publiques : Donnez à votre rédacteur en chef de district et à votre webmaster des conseils sur la manière de partager les actualités et les photos des événements du district avec les médias locaux. 

• Examen des commissions : Évaluez le fonctionnement de vos comités et collaborez avec le conseil d'administration afin de déterminer comment remédier aux éventuels problèmes. 

• Élections au sein des clubs : Les Key Clubs doivent organiser des élections afin de désigner les nouveaux responsables du club. À l'issue des élections, encouragez les responsables à mettre à jour leurs informations dans le Centre de mise à jour des adhésions à l'adresse keyclub.org/muc. 

• Réunions de division : Le cas échéant, rappelez aux lieutenants-gouverneurs d’inviter au moins deux délégués de chaque club de leur division à assister aux réunions de division. Chaque club a droit à deux délégués votants pour cette réunion.